Nos politiques

Politique de diligence raisonnable sur la chaine d’approvisionnement responsable de STL

STL n’achète aucune alimentation de tiers, il n’y a donc pas de fournisseurs externes de cobalt. Tout le matériel traité dans la fonderie est la scorie, rejets issus d’anciennes opérations des usines métallurgiques de la GECAMINES. Cet usage exclusif des scories GECAMINES par la STL est régit par un contrat d’amodiation.

Le développement et l’évolution de nos activités vers des produits à forte valeur ajoutée se fait dans le cadre de la promotion d’une chaine d’approvisionnement responsable.

STL reconnait que les risques d’impacts négatifs significatifs peuvent être associés à l’extraction, au commerce, à la manutention et à l’exportation de minerais provenant de zones à haut risque. En tant qu’acteur de la chaine d’approvisionnement en minerais, nous avons la responsabilité de respecter les droits de l’homme et de prévenir et remédier à de tels impacts, même si nous n’avons pas directement causé ou contribué à ces impacts.

Afin de répondre aux attentes strictes des diverses parties prenantes, STL s’engage à exercer ses activités sur la base de normes strictes de sécurité, d’environnement et d’éthique, telles que définies par ses politiques d’entreprise ainsi que les lignes directrices de l’OCDE sur le devoir de diligence pour des chaînes d’approvisionnement responsables en minerais provenant de zones de conflit ou à haut risque.

Le système de gestion de l’approvisionnement responsable de STL comprend les différentes politiques suivantes :

• La politique de la chaine d’approvisionnement responsable
• La norme pour les fournisseurs
• Le code de conduite et d’éthique
• Le mécanisme de gestion des griefs

Pour respecter notre engagement en matière d’approvisionnement responsable STL s’engage à :

1. Établir des systèmes de gestion d’entreprise solides

MISE EN ŒUVRE

La responsabilité de la mise en œuvre du système de gestion de l’approvisionnement responsable STL a été assigné au Directeur général adjoint.

Il lui revient également de fournir au personnel, les ressources et les formations nécessaires, ainsi que de mesurer et consigner régulièrement ses résultats dans ce domaine.

Les documents relatifs au système de gestion de l’approvisionnement responsable sont archivés pour 5 ans.

DOMAINE D’APPLICATION

Nous mettrons en œuvre cette politique de diligence raisonnable par le biais d’un système de gestion global. Ce système poursuivra les normes des politiques générales de l’entreprise énoncées ci-dessus et orientera nos procédures de conformité à la fois en interne et dans nos relations avec les partenaires.

Ces politiques s’appliquent à toutes les activités de STL. Nous encourageons également nos partenaires à adopter et mettre en place de tels standards.

MECANISME DE REGLEMENT DES GRIEFS

Tout problème concernant notre politique ou notre système de diligence raisonnable doit être signalé, porté à notre connaissance et sera résolu par le biais de son mécanisme de règlement des griefs (voir la politique de gestion des griefs).

CHAINE DE TRACABILITE

STL a un contrôle direct sur son matériel source. Les scories sont transportées dans les installations vers une zone de stockage temporaire Ce déplacement de matériel est suivi d’un pesage avec enregistrement des données. Le matériel est suivi par des échantillonnages, des déterminations de masses et de teneurs en métal. Les données sont enregistrées dans un système informatique qui fournit un bilan matière métal des scories alimentés et des produits finis.

Avant la procédure d’exportation, les lots sont numérotés empaquetés dans des bigbags, rééchantillonnés par le client en présence de tous les services compétents de l’état et scellés.
Le transport depuis les installations de STL jusqu’à la destination finale est la responsabilité du client.

Identifier et évaluer les risques d’impacts négatifs liés à la chaîne d’approvisionnement, conformément à l’annexe II du Guide de l’OCDE

La RDC est considérée comme une zone de conflit et à haut risque tant pour l’origine et le transport de l’alliage de cobalt (présence du CAHRA).

• Les fausses déclarations d’origine des minerais/Artisanat illégal d’exploitation minière sur le terril de STL, et les mineurs artisanaux vendent les minéraux à d’autres entreprises.
• Tous les risques liés à des atteintes graves et abus des droits humains
• Risques liés aux forces de sécurité publiques ou privées
• Le paiement des taxes, droits et redevances dus aux gouvernements
• Risques liés à la fraude, la corruption et le blanchiment d’argent
• Risques liés à la préservation de l’environnement

3. Concevoir et mettre en œuvre une stratégie pour répondre aux risques identifiés

En fonction des risques identifiés.

4. Réaliser un audit par un tiers indépendant des pratiques de diligence raisonnable de la fonderie.

Le respect de notre système de gestion de l’approvisionnement responsable, des normes de nos politiques générales de l’entreprise, ainsi que leur application effective sur le site STL, seront contrôlés par une évaluation annuelle du processus d’assurance des minéraux responsables. Afin de vérifier et d’identifier les possibilités d’améliorer continue de notre système de gestion de la diligence raisonnable. STL collabore avec le RMI (Responsible Minerals Initiative) pour le processus d’assurance des minéraux responsable (RMAP).

Nous nous engageons à tenir nos partenaires informés de la mise en œuvre de notre démarche de de diligence raisonnable et à publier ces avancées dans notre rapport annuel sur la diligence raisonnable.

5. Rendre compte de l’exercice du devoir de diligence concernant la chaîne d’approvisionnement

COMMUNICATION

Notre système de gestion de l’approvisionnement responsable et nos normes des politiques générales de l’entreprise doivent être diffusés à l’ensemble des employés de STL ainsi qu’à nos partenaires. Ces documents doivent également être disponibles en libre accès sur notre site internet.

Nous nous engageons à tenir nos partenaires informés de la mise en œuvre de notre démarche de de diligence raisonnable et à publier ces avancées dans notre rapport annuel sur la diligence raisonnable.

Politique de la chaine d’approvisionnement responsable

Pour respecter notre engagement en matière d’approvisionnement responsable, à cet égard, nous nous engageons à ce qui suit :

CONCERNANT LES GRAVES ATTEINTES AUX DROITS HUMAINS

Nous ne tolérerons ni ne profiterons de, ne contribuerons, n’assisterons ni ne faciliterons la commission de :

• torture, traitements cruels, inhumains et dégradants
• travail forcé ou obligatoire
• travail des enfants tel que défini dans la Convention 182 de l’Organisation internationale du travail
• violations et abus des droits de l’homme
• crimes de guerre, violations du droit international humanitaire, crime contre l’humanité ou génocides

Nous ne traiterons pas et cesserons immédiatement tout engagement avec les fournisseurs en amont lorsque nous identifions un risque raisonnable qu’ils commettent les abus décrits ci-dessus, ou qu’ils s’approvisionnent auprès de toute partie commettant ou liée à de tels abus.

CONCERNANT LE SOUTIEN À DES GROUPES ARMÉS

Nous ne tolérerons aucun soutien direct ou indirect à des groupes armés non étatiques, y compris, mais sans s’y limiter, l’approvisionnement en métaux , le versement de paiements ou la fourniture d’une assistance ou d’équipements à des groupes armés non étatiques ou à leurs affiliés qui :

• contrôlent les sites miniers, les voies de transport, les points de négoce des métaux et les acteurs en amont de la chaîne d’approvisionnement
• taxent ou extorquent de l’argent ou des métaux sur les sites miniers, le long des voies de transport ou aux points où ils sont échangés
• taxent ou extorquent de l’argent ou des métaux à des intermédiaires, des sociétés d’exportation ou des commerçants internationaux.

Nous ne traiterons pas avec, et cesserons immédiatement de nous engager avec, les fournisseurs en amont lorsque nous identifions un risque raisonnable qu’ils s’approvisionnent auprès de, ou liés à, toute partie fournissant un soutien direct ou indirect aux groupes armés non étatiques comme décrit ci-dessus.

CONCERNANT LE RECOURS À DES FORCES DE SÉCURITÉ

Nous convenons d’éliminer, (conformément au paragraphe 10 du code de l’OCDE pour le recours aux forces de sécurité) le soutien direct ou indirect aux forces de sécurité publiques ou privées qui contrôlent illégalement les sites miniers, les voies de transport et les acteurs en amont de la chaîne d’approvisionnement ; qui taxent ou extorquent illégalement de l’argent ou des minerais aux points d’accès aux sites miniers, le long des voies de transport ou aux points où les minerais sont commercialisés ; ou qui taxent ou extorquent illégalement des intermédiaires, des sociétés d’exportation ou des négociants internationaux.

Nous reconnaissons que le rôle des forces de sécurité publiques ou privées sur les sites miniers et/ou dans les zones environnantes et/ou le long des voies de transport doit être uniquement de maintenir l’état de droit, y compris la sauvegarde des droits de l’homme, la sécurité des travailleurs des mines, des équipements et des installations, et la protection du site minier ou des voies de transport contre les interférences avec l’extraction et le commerce légitimes.

Lorsque nous ou toute entreprise de notre chaîne d’approvisionnement engageons des forces de sécurité publiques ou privées, nous nous engageons à ou nous exigerons que ces forces de sécurité soient engagées conformément aux normes internationalement reconnues. En particulier, nous soutiendrons ou prendrons des mesures pour adopter des politiques de filtrage afin de garantir que les individus ou les entreprises qui travaillent pour nous ne soient pas soumis à des contrôles.

Les unités des forces de sécurité qui sont connues pour avoir été responsables de violations flagrantes des droits de l’homme ne seront pas embauchées.

Nous soutiendrons les efforts, ou prendrons des mesures, pour engager les autorités centrales ou locales, les organisations internationales et les organisations de la société civile à contribuer à des solutions viables sur la manière d’améliorer la transparence, la proportionnalité et la responsabilité des paiements effectués aux forces de sécurité publique pour assurer la sécurité.

Nous soutiendrons les efforts, ou prendrons des mesures, pour nous engager avec les autorités locales, les organisations internationales et les organisations de la société civile afin d’éviter ou de minimiser l’exposition des groupes vulnérables, en particulier les mineurs artisanaux lorsque les minéraux de la chaîne d’approvisionnement sont extraits par le biais de l’exploitation minière artisanale ou à petite échelle, aux impacts négatifs associés à la présence de forces de sécurité, publiques ou privées, sur les sites miniers.

CONCERNANT LA CORRUPTION ET LA FRAUDE

Nous ne tenterons pas d’influencer indûment les autres ou d’offrir, promettre, donner ou exiger des pots-de-vin ou des commissions occultes sous quelque forme que ce soit, et résisterons à leur sollicitation, et n’autoriserons pas que les fonds, actifs ou biens de la Société soient utilisés au profit de personnes, y compris des représentants du gouvernement, nos clients, sous-traitants et fournisseurs illégalement ou d’une manière qui enfreint cette politique.

CONCERNANT LE PAIEMENT DES TAXES, DROITS ET REDEVANCES DUS AUX GOUVERNEMENTS

Nous ne dissimulerons pas l’origine des métaux, ni ne dénaturerons les taxes, frais et redevances payées aux gouvernements à des fins d’extraction, de commerce, de manutention, de transport et d’exportation de métaux.

CONCERNANT LE BLANCHIMENT D’ARGENT

Nous soutiendrons les efforts et contribuerons à l’élimination efficace du blanchiment d’argent lorsque nous identifions un risque raisonnable de blanchiment d’argent résultant de, ou lié à, l’extraction, le commerce, la manutention, le transport ou l’exportation de métaux.

Nous exigeons de nos employés, agents, consultants et partenaires commerciaux qu’ils se conforment à cette politique et nous l’appliquerons par des mesures disciplinaires appropriées, pouvant aller jusqu’à la résiliation de l’emploi ou des contrats.

Norme des fournisseurs

Toutes les informations relatives aux fournisseurs sont stockées dans une data base et qui comprend :

FORMULAIRE DU FOURNISSEUR CONTENANT LES INFORMATIONS PERTINENTES

En plus de fournir à STL les détails de son identité et tous les documents légaux, le fournisseur s’engage à :

• Lutter contre le travail des enfants
• Lutter contre la corruption
• Lutter contre toute forme de torture ou traitement inhumain et dégradant
• Lutter contre toute forme de travail forcé
• Eviter toute violation des droits de l’homme ou violence sexuelle
• Eviter les crimes de guerre ou autres violations du droit humanitaire international
• Contribuer au développement social de la communauté avec 0.3% du montant de chaque facture
• Respecter l’environnement

En cas de fausses informations transmis sur le formulaire à la STL ou si nous avons des raisons de croire qu’un fournisseur ne respecte pas cette politique, nous suspendrons ou interromprons l’approvisionnement douteux.

PROCEDURE DE VALIDATION DES INFORMATIONS FOURNIES PAR LES FOURNISSEURS CONTRE LES SANCTIONS NATIONALES OU INTERNATIONALES.

• STL vérifie l’authenticité des informations et documents fournies par les fournisseurs en exploitant toutes les sources possibles d’informations : enquêtes auprès du tribunal de commerce, recherche sur le net, publications et demandes d’informations auprès du grand public.
• Par rapport aux crimes, autres violations des droits humains et sanctions nationales et internationales, STL exploite les informations provenant des diverses sources : presses : locales et internationales, tribunal de commerce de Lubumbashi, parquets de Lubumbashi, etc.
• Rejet de la validation de fournisseurs non conformes aux dispositions pertinentes.
• Les formulaires remplissant les critères des pratiques d’approvisionnement responsables sont validés par le Directeur Général de la STL.
• La validation est renouvelée chaque année après évaluation du fournisseur.

PROCEDURE DE COMMUNICATION AUX FOURNISSEURS DE LA POLITIQUE DE STL ET DES PRATIQUES D’APPROVISIONNEMENT RESPONSABLE

En vue d’amener le fournisseur à adhérer et s’approprier sa politique et les bonnes pratiques d’approvisionnement responsable, la société STL :

• Organise des rencontres d’échange documentés et archivés avec ses fournisseurs
• En guise de rappel, STL Annexe à chaque bon de commande un document résumant les points de sa politique et des bonnes pratiques.
• STL s’engage aussi à publier sa politique d’approvisionnement sur son site WEB
• Il en sera de même de toutes les mises à jour.
• STL s’engage à réviser sa politique d’approvisionnement pour y intégrer les observations pertinentes des fournisseurs.

CONTRAT DES FOURNISSEURS

Intégration du contenu des politiques d’approvisionnement dans les contrats.

• Les critères de la politique d’approvisionnement sont intégrés comme articles et termes de tout contrat signé entre STL et ses partenaires.
• Tout contrat doit clairement prévoir les sanctions prévues en cas de violation de ces critères
• STL s’engage aussi à publier sa politique d’approvisionnement sur son site WEB
• La STL s’engage à publier sur son site WEB les contrats d’approvisionnement des biens et services.

EVALUATION DES FOURNISSEURS

Suivant la périodicité annuelle, la STL s’engage à produire la grille d’évaluation des fournisseurs par rapport au respect des critères édictés par la politique d’approvisionnement de la STL qui sont :

• Pas d’ emploi des enfants
• Ne pratique pas la torture ou le travail forcé
• Pas de soutien à des groupes armés
• Pas de pratique de corruption
• Ne pas être impliqué dans le blanchiment de l’argent
• Engagement dans la préservation de l’environnement
• Transmission d’informations corrects sur les formulaires d’application fournis à la STL
• Se conformer à toutes les procédures, réglementations et politiques de la STL.

Code d’éthique

1. Introduction

Objectif et application du code

Le code décrit les principes fondamentaux qui doivent régir la conduite quotidienne des affaires de STL (« l’entreprise ») dans ses relations avec ses différentes parties prenantes. Ce code d’éthique a été approuvé par le conseil d’administration et la direction générale de l’entreprise et s’applique à tous les employés, dirigeants et administrateurs de STL, quelle que soit leur ancienneté, et à toute entité détenue ou contrôlée par l’entreprise.

Le présent code ne définit pas de règles et de procédures détaillées. Celles-ci sont consignées dans les manuels spécifiques de politique et de procédures.

Respect des lois et autres normes

Les administrateurs, les dirigeants et les employés doivent connaître les lois, les règlements, les codes professionnels ou sectoriels et les politiques et procédures de l’entreprise auxquels leur poste et les activités connexes sont soumis. Ils doivent s’assurer qu’ils respectent ces lois et normes à tout moment.

Politique

La société s’est engagée à appliquer une politique de loyauté et d’intégrité dans la conduite de ses activités. Cette politique, qui est activement soutenue par le conseil d’administration, exige que les employés agissent à tout moment avec la plus grande honnêteté, intégrité et bonne foi, et se conforment à l’esprit et à la lettre des lois, règlements, normes professionnelles ou industrielles et politiques et procédures de l’entreprise qui s’appliquent à leur profession.

2. L’entreprise et ses employés

Sécurité et santé

L’entreprise reconnaît que tous ses employés ont le droit de travailler dans un environnement sûr et sain. Cet engagement est soutenu par des programmes de recherche, une formation continue en matière de santé et de sécurité au travail et la fourniture de soins médicaux adéquats et complets à ses employés.

L’entreprise attend de tous ses employés qu’ils soient conscients des risques pour la santé et la sécurité sur le lieu de travail et qu’ils respectent toutes les normes de santé et de sécurité applicables.

Les employés doivent signaler à leurs superviseurs, tous les risques potentiels ainsi que les problèmes de qualité ou de non-conformité qu’ils identifient afin que les mesures correctives nécessaires puissent être prises.

Pratiques en matière d’emploi

Tous les employés ont droit à des pratiques d’emploi justes et équitables. Celles-ci comprennent une rémunération équitable et des possibilités d’avancement ou de promotion, fondées uniquement sur les connaissances, les compétences, l’expérience et les performances. L’entreprise s’engage à respecter l’égalité des chances et l’équité en matière d’emploi, le mérite et les capacités étant les seuls critères, pour tous ses employés actuels et futurs.

Discrimination et harcèlement

L’entreprise respecte et défend les droits de tous les employés à un environnement de travail exempt de toute discrimination fondée sur la race, le sexe, les croyances religieuses, l’affiliation politique, l’âge ou le handicap.

La Liberté d’association avec les syndicats ou autres organes de représentation des travailleurs est également garantie.

Tous les employés ont le droit à la liberté d’association et à la mise en œuvre de cette liberté dans les limites de la loi, des conventions collectives et des droits d’autrui.

Les salariés et leurs représentants élus doivent assumer les devoirs et les responsabilités qui s’attachent à ce droit.

Mesures disciplinaires

Les politiques et procédures de l’entreprise prévoient des mesures disciplinaires dans diverses circonstances. L’objectif premier de ces mesures n’est pas de punir les employés concernés, mais plutôt de les mettre en conformité avec les normes de comportement et de performance au travail.

Il est du devoir de l’entreprise de s’assurer que tous les employés connaissent et mettent en pratique ces normes requises.

Toute action disciplinaire doit être équitable et légale, tant sur le fond que sur la procédure. L’entreprise s’engage à protéger les salariés contre toute action arbitraire qui pourrait entraîner des mesures disciplinaires abusives (mise à pied, licenciement …)

Griefs

Les employés sont encouragés à utiliser les procédures établies pour alerter la direction de toute insatisfaction ou sentiment d’injustice découlant de leur emploi. L’entreprise s’engage à accorder l’attention nécessaire à ces griefs et, le cas échéant, à prendre toutes les mesures raisonnables et compatibles avec les instructions de la société pour rectifier la situation.

3. L’entreprise et l’environnement

La société reconnaît que l’environnement représente une ressource stratégique pour les générations actuelles et futures, et s’engage à minimiser l’impact de ses activités sur l’environnement en appliquant des mesures appropriées et rentables pour favoriser un développement durable.

L’entreprise attend de tous ses employés qu’ils participent activement aux actions initiées à cet égard, à la fois en réduisant au minimum l’impact qu’ils ont sur l’environnement et en signalant à la direction tous les incidents de dégradation de l’environnement, réels ou potentiels.

4. L’entreprise et la communauté

L’entreprise ainsi que tous ses agents reconnaissent qu’ils partagent une responsabilité très réelle de contribuer au développement de la communauté locale. De ce fait, L’entreprise encourage ses employés à participer à des activités religieuses, caritatives, éducatives et civiques.

Les employés doivent cependant éviter de s’engager dans toute activité qui créerait ou semblerait créer :

Une sollicitation excessive de leur temps, de leur attention et de leur énergie qui priverait l’entreprise de leurs meilleurs efforts au travail

Un conflit d’intérêts qui interférerait avec l’exercice indépendant d’un jugement dans le meilleur intérêt de la société

5. Transactions commerciales et marchés publics

L’entreprise reconnaît que les relations avec les fournisseurs ou les clients peuvent donner lieu à des situations des conflits d’intérêts, réels ou supposés. Les administrateurs et les employés doivent veiller à être indépendants, et à être perçus comme tels par toute organisation commerciale ayant une relation contractuelle avec l’entreprise pour la fourniture de biens ou de services.

Les contrats d’achat et les appels d’offres doivent être conclus sur la base de la qualité du service, du prix et de la disponibilité, dans le respect des paramètres de la politique d’achat du groupe, de la société et de toute loi applicable.

Tous les fournisseurs approuvés doivent être en règle et avoir la possibilité de concourir pour les affaires de STL.

Le pouvoir d’achat de l’entreprise ne peut être utilisé pour des avantages personnels ou connexes. Il est contraire à l’éthique de rechercher des concessions ou des avantages auprès de fournisseurs, de clients ou de vendeurs pour votre bénéfice personnel.

Intérêt financier dans un fournisseur ou un client

Les administrateurs ou les employés ne doivent pas investir dans un fournisseur ou un client, ni acquérir un intérêt financier, directement ou indirectement, lorsqu’ils ont connaissance que cet intérêt pourrait influencer, ou donner l’impression d’influencer, leurs décisions dans l’exercice de leurs fonctions au nom de la société.

Toutefois, Les administrateurs et les employés sont autorisés à effectuer des investissements de bonne foi.
Dans tous les cas, si la nature de leur travail les oblige à négocier avec un fournisseur ou un client dans lequel ils ont un intérêt financier, ils doivent divulguer la nature et l’étendue de leur intérêt à la direction et, si nécessaire, se récuser de tout processus décisionnel.

Déclaration d’intérêt

Une procédure de déclaration d’intérêt est en place, selon laquelle les employés sont tenus de divulguer leurs intérêts respectifs à la Direction Générale. Les directeurs généraux présentent à leur tour ces déclarations lors des différentes réunions du comité de direction. Les membres du conseil d’administration déposent une déclaration d’intérêt lors de chaque réunion du conseil d’administration.

Les employés, les cadres et les directeurs de l’entreprise confirment qu’ils se sont familiarisés avec la politique d’approvisionnement du groupe ainsi qu’avec la procédure de déclaration d’intérêt.

6. Cadeaux, hospitalité et divertissement

Les directeurs et les employés ne doivent accepter aucun cadeau, hospitalité ou faveur de la part de fournisseurs ou d’acheteurs de biens ou de services. Cette règle s’étend à la famille immédiate du directeur ou de l’employé, y compris les conjoints.

Toutefois, l’acceptation des éléments suivants ne serait pas considérée comme contraire à cette politique :

Les articles de fantaisie ou de publicité d’une valeur commerciale nominale, par exemple les calendriers, les stylos, les agendas, les cravates, etc. ;

Tous les cadeaux, marques d’hospitalité, divertissements ou faveurs doivent être divulgués dans le livre prévu à cet effet au Secrétariat de la direction générale, qui en tiendra un registre approprié.

7. Emplois et mandats extérieurs

Emploi extérieur

Les employés ne peuvent pas prendre un emploi à l’extérieur sans l’approbation préalable de la direction.

Mandats d’administrateurs externes

Les employés ne peuvent pas occuper de poste d’administrateur externe sans l’accord préalable de la société et doivent éviter tout poste d’administrateur externe qui créerait ou semblerait créer :

a) Une sollicitation excessive de leur temps, de leur attention et de leur énergie qui priverait l’entreprise de leurs meilleurs efforts au travail ; où

b) Un conflit d’intérêts qui entraverait l’exercice indépendant d’un jugement dans le meilleur intérêt de la société.

Les employés qui occupent, ou ont été invités à occuper, des postes d’administrateurs externes doivent veiller tout particulièrement à respecter toutes les dispositions du présent code.

Les administrateurs qui occupent un poste d’administrateur externe doivent le signaler dans leur déclaration d’intérêt lors des réunions du conseil d’administration et, si nécessaire, doivent se récuser de toute discussion et de tout processus décisionnel.

8. Utilisation des services et des biens de l’entreprise

Les administrateurs et les employés doivent, en bon père de famille, prendre soin de tous les biens de l’entreprise qu’ils ont en leur possession ou qui leur ont été attribués pour leur usage personnel. En particulier

Véhicules à moteur de la société ou logement

Les administrateurs ou les employés qui ont droit à l’utilisation d’un véhicule à moteur dans le cadre du régime des véhicules à moteur de la société ou à l’utilisation d’un logement appartenant à la société ou loué par elle, doivent prendre dûment soin des actifs concernés et ne peuvent les utiliser à d’autres fins que celles qui sont stipulées ou prévues à cet effet.

Ateliers de l’entreprise

Les directeurs ou les employés ne peuvent pas effectuer de travaux privés dans un atelier appartenant à l’entreprise, ni utiliser le matériel de l’entreprise sans autorisation préalable.

Utilisation de terrains appartenant à l’entreprise ou contrôlés par elle

Les administrateurs ou les employés ne peuvent pas exercer d’activités agricoles ou commerciales à des fins de profit personnel sur des terres appartenant à la société ou contrôlées par elle sans autorisation préalable.

Utilisation de logiciels informatiques appartenant à la société ou sous licence

Les directeurs et les employés ne peuvent pas utiliser, copier ou distribuer un logiciel informatique sous licence sans autorisation préalable.

Propriété intellectuelle

Les directeurs ou les employés peuvent, au cours de leur emploi, être impliqués dans le développement de nouveaux procédés ou de nouveaux designs. Ces procédés ou dessins, qu’ils soient ou non brevetés par la société, restent à tout moment la propriété de la société, et ces administrateurs ou employés ne peuvent pas utiliser ces procédés ou dessins à des fins personnelles sans autorisation préalable.

9. Informations confidentielles et communication externe

Les directeurs et les employés sont tenus de traiter toutes les informations relatives à l’entreprise, et qui ne sont pas dans le domaine public, dans la plus stricte confidentialité et ne peuvent pas divulguer ces informations à un tiers sans autorisation. Cette obligation de confidentialité continue de lier les administrateurs et les employés même après la cessation de leurs fonctions au sein de la société.

En cas d’incertitude quant à la confidentialité d’une information, le directeur ou l’employé doit demander une décision écrite au directeur général.

Les administrateurs ou les employés ne sont pas autorisés à parler, à donner des conférences ou à faire des présentations sur les affaires de la société ou sur des questions ou des sujets relatifs à la société sans le consentement préalable et écrit du directeur général.

Communication avec les partenaires commerciaux et autres parties prenantes

es directeurs et les employés doivent communiquer rapidement et efficacement avec les partenaires commerciaux et les parties prenantes. Ce faisant, toutefois, les administrateurs et les employés restent soumis aux exigences de confidentialité du présent code, aux exigences de l’entreprise en matière de diffusion d’informations et au cadre des annonces de l’entreprise.

Présentations publiques

En faisant des présentations publiques au nom de l’entreprise, les administrateurs et les employés doivent à tout moment prendre des mesures pour protéger et améliorer la réputation de l’entreprise et de ses employés. Le contenu de toute présentation publique faite par les employés doit être approuvé par le DG ou le président du conseil d’administration avant que l’employé n’accepte de faire une telle présentation.

Communication avec la presse et/ou la communauté des investisseurs

Aucune communication ne peut être faite à la presse ou à la communauté des investisseurs. Une telle communication doit être préalablement approuvée par la DG ou le président du conseil d’administration.

10. Violation du code et denonciation des comportements contraires a l’ethique

Toute violation du présent code, ou de toute règle ou procédure fondée sur celui-ci, sera considérée comme grave, et les personnes qui commettent une telle violation feront l’objet de mesures disciplinaires et pourront en outre être poursuivies au civil ou au pénal.

Les employés qui ont connaissance d’une violation du présent code sont tenus de porter immédiatement cette violation à l’attention de l’encadrement supérieur et/ou de la DG, qui doivent la traiter rapidement et équitablement, dans le respect de la confidentialité. Si un employé a connaissance d’un comportement d’un directeur ou d’un membre du conseil d’administration qui serait incompatible avec le présent code d’éthique, il est tenu de le signaler à la Direction Générale.

L’entreprise ne tolérera aucune forme de rétribution ou de victimisation à l’encontre de ceux qui dénoncent les violations du présent code et les employés sont instamment priés de signaler tout cas de victimisation à un cadre supérieur, à la DG ou au Conseil d’administration.

Mécanisme de règlement des griefs

Le mécanisme de règlement des griefs permet aux membres de la communauté ou à d’autres parties prenantes d’exprimer leurs préoccupations, réelles ou perçues, dans le but de résoudre les difficultés avant qu’elles ne dégénèrent.
Le mécanisme de règlement des griefs est également destiné à nos employés et travailleurs qui se sentent incapables de soulever directement un problème ou une plainte auprès de leur superviseur ou du service du personnel local.

Objectifs Clés

Les principaux objectifs du mécanisme de règlement des griefs sont les suivants :

• Prendre connaissance des préoccupations et des plaintes et y répondre rapidement (y compris en procédant à une évaluation de la légitimité de ces plaintes par rapport à cette procédure).
• Communiquer et appliquer un processus compréhensible et transparent.
• Assurez-vous que ce processus est facilement accessible au public, par toute personne ou communauté affectée.
• Veiller à ce que la procédure de règlement des réclamations soit appliquée gratuitement. Veiller à ce que les réclamations soient gérées sans crainte de sanction.
• Appliquer un processus qui n’entrave ni n’empêche le recours à la justice ou à tout autre recours administratif.
• Assurer la protection des renseignements personnels et de l’identité des personnes concernées à chaque étape du processus.

Définition d’un Grief

Le terme grief est défini comme une préoccupation ou une plainte résultant des activités de la société et affectant les communautés locales ou d’autres parties prenantes.

Les parties prenantes concernées peuvent inclure des résidents et des entreprises locales ou nationales, des dirigeants et des représentants de communautés formelles ou informelles et d’autres parties intéressées.

Types de griefs

Toute personne qui estime que l’activité de la Société a un impact négatif sur elle-même, sa communauté ou l’environnement local peut déposer une plainte. Exemples de griefs

Peut inclure :

• Les risques de l’annexe II de l’OCDE tels que abus des droits humains, corruption et pots-de-vin, pire forme de travail des enfants …
• Impacts sociaux ou environnementaux négatifs subis par les riverains et les communautés (tels que nuisances sonores excessives, présence de poussières, d’odeurs, circulation excessive, etc.), résultant des activités de la Société.
• Les risques HSE liés à l’activité de l’entreprise (production de cobalt) et mettant en danger la santé et la sécurité des employés ou des communautés locales.
• Dommages aux biens de la communauté.
• Non-respect des droits des travailleurs directement employés par la Société.
• Comportement inacceptable d’un membre du personnel ou d’un représentant de la Société.
• Pour éviter toute confusion, cette politique ne s’appliquera pas dans les cas suivants :
• Litiges commerciaux pour lesquels la procédure appropriée de résolution d’un litige ou d’un différend est déjà prévue au contrat.
• Réclamations non liées à la Société ou à ses activités.
• Plaintes de nature criminelle ou violente ; ceux-ci doivent être signalés aux autorités compétentes.
• Plaintes liées à la politique gouvernementale ou aux institutions gouvernementales.
• Plaintes non fondées ou malveillantes.
• Plaintes motivées par le désir d’obtenir un avantage financier, personnel ou politique, ou tout autre avantage non directement lié au grief.
• Tout problème déjà porté à la connaissance de la Société et pour lequel la Société a déjà formulé une recommandation ou rendu une décision sauf si l’apport d’éléments nouveaux le justifie.

Comment nous envoyer votre plainte

Afin de faciliter le dépôt de réclamations par nos intervenants, la STL utilise les méthodes suivantes
1) Par email à l’adresse suivante : info@stlgcm.com
2) Par voie postale à l’adresse suivante STL, 04 Route Kipushi, Mairie de Lubumbashi, province du Haut-Katanga.
3) Via les « boîtes à suggestions » disponibles sur le site de la STL, près de l’entrée principale de l’usine de la STL et sur le site internet de la STL Société pour le traitement du terril de Lubumbashi (stlgcm.com).

• En interne, les méthodes 1), 2) et 3) sont utilisées.
• En externe :
  • Pour les fournisseurs, principalement la méthode 1).
  • Pour la communauté : méthode 3), boîte à suggestions située à l’entrée principale du site de la STL.

Procédure en cas de réclamation (formulaire de gestion des réclamations)

Étape 1 : Accusé de réception

La Société accuse réception de la réclamation auprès de son expéditeur. L’accusé de réception comprendra les coordonnées du représentant de la Société qui traite le grief et, si possible, le délai d’enquête et de réponse au grief.

Étape 2 : Enquête

La Société enquêtera sur les faits contenus dans la plainte le plus rapidement possible. Dans certains cas, la Société peut avoir besoin de contacter le plaignant pour plus d’informations au cours de l’enquête. Entre autres, l’enquête devra déterminer si la plainte répond aux critères énumérés ci-dessus (Types de griefs).

* Incident

Un incident est un événement indésirable qui ne cause pas de préjudice, mais qui peut potentiellement entraîner une détérioration de la santé.
Si le grief est un incident, le service qui le traite doit le classer selon les couleurs suivantes:

• Incident rouge : incident lié aux risques de l’annexe II de l’OCDE et à d’autres lois. S’il est confirmé que l’incident s’est produit et qu’il pourrait se répéter dans un avenir proche : abus des droits de l’homme, corruption et pots-de-vin, décès dus à des risques SSE, conflit de légalité et usage excessif de la force, esclavage mo-derne, etc.
  Il s’agit d’un incident grave. Comme l’incident n’est pas un cas isolé et qu’il pour-rait se reproduire à l’avenir, il doit être traité comme un risque et conformément au plan de gestion des risques (STL/GR/001/2021_revision1). Le risque à l’origine de l’incident sera analysé et consigné dans le registre des risques.
• Incident jaune : incident de gravité moyenne. Après enquête, si l’incident a une probabilité de se reproduire, il est analysé et le risque correspondant est consi-gné dans le registre des risques. Dans le cas contraire, si l’incident n’est pas sus-ceptible de se reproduire, il sera reclassé en tant qu’incident vert.
• Incident vert : Incident isolé, grâce aux mesures existantes, la probabilité qu’il se reproduise est improbable et la résolution est immédiate. Il n’y a pas de risque lié à l’incident.

Après analyse d’un incident et du risque qui y est lié, il sera inclus dans le registre des risques et le plan de gestion des risques s’y appliquera. Si un risque similaire existe déjà dans le registre des risques, il sera réévalué afin de déterminer s’il est nécessaire d’amé-liorer les mesures d’atténuation.

Étape 3 : Résolution

Une fois l’enquête terminée, la Société communique ses conclusions et sa réponse au plaignant.
Si, au cours de l’enquête, il s’avère que le grief ne concerne pas les activités de la Société ou que l’objet du grief relève des normes internationales et nationales, le plaignant en sera informé par écrit.
Dans les autres cas, la Compagnie offre une réponse écrite pour régler le grief porté à sa connaissance.
Si le plaignant est satisfait de la réponse de la Compagnie et de sa demande, la Compagnie demande une confirmation verbale et écrite et le dossier est fermé.

* Mesures supplémentaires

Si le plaignant n’est pas satisfait, la Société initie un nouvel échange pour déterminer si d’autres mesures peuvent être prises pour remédier à la situation.
Si le plaignant n’est pas satisfait du résultat, il peut faire appel de la décision. Le STL associera alors des parties prenantes externes à la poursuite de l’examen de l’affaire (comité d’appel). Les parties prenantes externes comprennent, selon le cas : des représentants de la communauté et des organisations de la société civile pour les questions liées à la communauté et les autorités locales et la société civile pour les autres questions.
Si le plaignant n’est toujours pas satisfait, il sera informé par écrit qu’il a épuisé la procédure et qu’il peut envisager d’autres voies, notamment judiciaires ou non judiciaires. Cette notification sera enregistrée et archivée.

* Délais

Dans la mesure du possible, les réclamations sont traitées dans les délais suivants :

• L’accusé de réception doit être envoyé dans les 7 jours ouvrables suivant la réception de la réclamation.
• Après réception de la plainte, la Société dispose de 30 jours ouvrables pour enquêter et communiquer sa réponse au plaignant.

En cas de retard, la Société s’engage à fournir régulièrement au réclamant un état des lieux de l’état d’avancement du traitement de la réclamation et la date à laquelle la réponse peut être attendue.

* Suivi

La Société communiquera ultérieurement avec le plaignant pour s’assurer que la situation est résolue et vérifier que les activités de la Société ne posent pas d’autres problème.

* Confidentialité / Plaintes anonymes

La procédure de règlement des griefs examine avec la même attention les plaintes déposées de manière anonyme.
Sauf si la loi locale l’exige dans le cadre d’une procédure judiciaire, La STL s’engage à protéger l’identité d’un dénonciateur . Dans tous les cas, la STL prendra des mesures pour protéger le dénonciateur de toute forme de représailles. Dans ce cadre, elle veillera à ce que l’identité du dénonciateur ne soit pas renseigné dans tous les documents analysés et qu’en lieu et place de cet identité qu’il soit fait recours à un numéro de référence unique .
Si la réclamation reçue par la Société est anonyme (absence de coordonnées sur le formulaire), la Société fera tout ce qui est en son pouvoir pour enquêter sur la réclamation. La réponse ou le commentaire à la plainte sera consigné dans le formulaire de gestion des griefs.

* La mise en œuvre de la politique

Une stratégie de communication proactive est mise en place par la Société pour s’assurer que les membres de la direction, les employés, les sous-traitants, les fournisseurs et les parties prenantes externes sont tous informés de l’existence de cette procédure et qu’ils sont habilités à l’appliquer par la fourniture d’informations et de soutien et un accès facile.

* Suivi et rapports

Les réclamations adressées au STL (courriel, courrier, etc.) seront consignées dans le « Formulaire de rapport de griefs » et traitées par le comité de gestion, qui les conservera pendant 5 ans.
Il incombe également au comité de gestion d’examiner chaque année l’efficacité de la procédure de traitement des plaintes de l’entreprise et son application.